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Créer une signature avec Microsoft Outlook(PC)

Maintenant, nous allons voir comment créer une signature et comment l'appliquer automatiquement à vos messages. Le processus de création d'une signature est rapide. Cela dépend bien sûr du niveau de complexité de votre signature. Choisissons une signature simple pour commencer, avec un lien hypertexte pour votre adresse électronique.

Examinez les étapes numérotées sous l'illustration.

Pour créer une signature électronique :

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Nommer la signature

Il est toujours souhaitable de nommer votre signature après l'avoir créée. Si vous ne lui attribuez pas un nom spécifique, Outlook l'intitulera « Sans titre », ce qui manque un peu de charme... Vous pouvez donner à votre signature votre nom, ou l'intituler « Ma signature » ou tout autre nom de votre choix. Si vous avez l'intention de créer plusieurs signatures, vous souhaiterez probablement leur attribuer des noms plus évocateurs afin de savoir immédiatement laquelle utiliser : cela sera plus facile si vos signatures sont intitulées « Signature professionnelle », « Signature pour la famille », « Signature pour les copains du foot », etc. C'est vous qui décidez.

Dans cette illustration, Bobby Moore crée une signature simple pour correspondre avec ses collègues ; c'est donc le nom qu'il lui donnera.

Pour nommer une signature électronique lorsque vous la créez :

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Donner à une signature l'aspect souhaité

Pour poursuivre votre processus de création d'une signature, après l'avoir nommée, vous devez définir le texte de la signature. Tapez ou collez votre texte dans la zone Texte de la signature. Si vous le tapez, vous devez appuyer sur ENTRÉE à la fin de chaque ligne. Si vous appuyez sur ENTRÉE à la fin de votre adresse de messagerie, cette adresse devient automatiquement un lien hypertexte dans votre signature. Spécifiez ensuite une police et l'alignement de votre texte. L'alignement à gauche est le plus courant mais qui sait, vous souhaiterez peut-être centrer votre signature en bas du message. Une fois que vous êtes satisfait de votre signature, cliquez sur Terminer. Voilà, c'est tout ce que vous avez à faire pour obtenir une signature prête à l'emploi.

Dans cette illustration, Bobby Moore crée une signature simple pour correspondre avec ses collègues ; c'est donc le nom qu'il lui donnera.

Pour déterminer l'aspect d'une signature électronique lors de sa création :

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Appliquer votre signature aux messages

Lorsque vous créez une signature, Outlook la place dans la liste Signature pour les nouveaux messages. Lorsque vous enverrez un nouveau message, votre signature sera insérée automatiquement dans le message.

Si vous voulez envoyer des messages sans signature, cliquez sur <Aucun> dans la liste Signature pour les nouveaux messages. (Vous verrez comment ouvrir cette liste dans la session d'exercices pratiques.)

Même si votre signature est insérée automatiquement dans un message, vous pouvez la modifier pour ce message spécifique. Il vous suffit de sélectionner le texte de la signature et de taper le texte de votre choix. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser une autre formule de politesse de fin, ou pas de formule de politesse du tout. Pour supprimer l'intégralité de la signature de ce message, sélectionnez-la et appuyez sur SUPPR.

Pour modifier une signature et appliquer les modifications à tous les messages, vous devez effectuer les mêmes étapes que celles effectuées pour créer une signature. Lorsque vous arrivez à la zone Créer une signature, sélectionnez la signature à modifier, puis cliquez sur Modifier

Pour sélectionner une signature qui apparaîtra dans tous vos nouveaux messages électroniques :

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Mail 2.0 Help(MAC)

Dans Mail, vous pouvez ajouter automatiquement à la fin d'un message un texte servant de "signature". Vous pouvez ainsi ajouter un slogan ou votre nom de compte iChat au bas de chaque message.

Pour chaque compte de courrier électronique, vous pouvez créer une ou plusieurs signatures. Le menu local Signature de l'en-tête d'un nouveau message vous permet de choisir la signature à utiliser pour le message.

• Choisissez Mail > Préférences et cliquez sur Signatures.
• Si vous avez plusieurs comptes de courrier électronique, sélectionnez le compte pour lequel vous voulez créer la signature.
• Cliquez sur Ajouter (+) et tapez une description de la signature. Mail crée une signature par défaut.
• Sélectionnez les portions de la signature par défaut que vous ne voulez pas utiliser et tapez votre texte.
• Sélectionnez "Toujours utiliser ma police de message par défaut" ou utilisez le menu Format pour changer la police, la couleur, le style et l'alignement de votre texte de signature. Une fois mise en forme, la signature est convertie au format RTF. Vous pouvez ajouter une image ou un fichier vCard à votre signature.
• Utilisez le menu local Choisir la signature pour choisir la signature par défaut du compte. Choisissez Aucune si vous ne voulez pas qu'une signature figure automatiquement dans vos messages. Pour que Mail choisisse une signature au hasard, sélectionnez Ordre aléatoire. Pour que Mail choisisse chaque signature dans l'ordre, sélectionnez Dans l'ordre séquentiel. Pour changer cet ordre, faites glisser les signatures à un autre emplacement dans la liste.
• Si vous voulez que vos signatures apparaissent avant le texte cité dans une réponse, sélectionnez "Placer la signature au-dessus du texte cité." Autrement, les signatures apparaissent normalement sous le texte cité.